Het is algemeen bekend dat voor het houden van een presentatie PowerPoint veel geschikter is dan Excel. Lastig wordt het wel wanneer in de PowerPoint presentatie cijfers gerapporteerd worden. Moet u telkens een PowerPoint dia handmatig aanpassen wanneer de cijfers, afkomstig van Excel, wijzigen?
Voorbeeld
Aan de hand van het volgende voorbeeld gaan we laten zien hoe Excel cijfers koppelt aan een PowerPoint presentatie.
Stel u hebt de volgende cijfers in Excel:
En PowerPoint ziet er als volgt uit:
Stap 1: Kopieer de Excel data
Selecteer in Excel de cellen A1 tot en met C6 en kopieer deze:
Stap 2: Plak de data in PowerPoint
Ga in het lint van PowerPoint naar tab ‘Start’ en vervolgens naar het omgekeerde driehoekje onder ‘Plakken’ en kies voor ‘Plakken Speciaal’:
Vul het venster als volgt:
Het resultaat is nog niet helemaal naar wens omdat de tabel een beetje te klein is geworden en daardoor praktisch onleesbaar. Wanneer u de tabel groter maakt in PowerPoint, door te slepen met de witte rondjes, ziet het er beter uit:
Stap 3: Cijfers aanpassen
Wanneer u de waarde in Excel cel C2 aanpast naar 500 (i.p.v. 200) ziet u dat deze waarde ook gelijk in PowerPoint verschijnt:
Problemen met koppelingen
Helaas zijn koppelingen tussen de verschillende pakketten (Excel vs PowerPoint) niet altijd even stabiel. Het gevolg kan zijn dat de cijfers in PowerPoint niet conform Excel zijn.
Handmatige aanpassing
In dat geval kunt u de cijfers in PowerPoint handmatig verversen. Selecteer de PowerPoint cijfers, klik op de rechtermuisknop en kies in het menu voor “Koppeling bijwerken”. De cijfers in PowerPoint sluiten dan weer aan op die van Excel.
Een ander probleem doet zich voor wanneer 1 van de 2 pakketten gesloten is (of beide). Hieronder laten we de verschillende scenario’s zien.
Excel gesloten, PowerPoint open
Stel dat beide pakketten gesloten zijn en u opent Excel om de waarde in C2 aan te passen naar 750. Vervolgens sluit u Excel weer. Wanneer u dan PowerPoint opent, krijgt u de volgende melding:
Wanneer u kiest voor “Koppelingen bijwerken” zal ook het getal 750 in PowerPoint verschijnen.
Wanneer u kiest voor “Annuleren” wijzigen de cijfers niet: 500 is het getal in de eerste regel van de tabel. Natuurlijk kunt u deze wel weer handmatig bijwerken, zie hierboven (middels “Koppeling bijwerken”). Dit lukt zelfs wanneer Excel gesloten is!
Excel open, PowerPoint gesloten
In het volgende voorbeeld is PowerPoint gesloten en Excel geopend. De waarde in cel C2 is aangepast naar 250. PowerPoint wordt niet automatisch bijgewerkt en laat dus nog steeds het oude getal zien. Pas wanneer u PowerPoint opent, krijgt u de mogelijkheid om de koppeling bij te werken.
Conclusie
Omdat u nooit 100% zeker bent of PowerPoint de meest recente cijfers laat zien, is ons advies om altijd de figuur in PowerPoint handmatig te verversen (met behulp van de rechtermuisknop > bijwerken). Wil je meer kennis opdoen over Excel? Schrijf je dan hieronder in en ontvang hoge korting op je eerste cursus of probeer het eerst gratis.
