Wil je een Excel bestand naar PDF omzetten, maar heb je dit nog nooit eerder gedaan? Geen paniek! In deze blog leggen we je precies uit hoe je dit moet doen.
Waarom Excel bestand naar PDF omzetten?
Soms is het wenselijk om uw Excelbestand in een PDF formaat te versturen naar uw ontvangers, bijvoorbeeld omdat u niet wilt dat er aanpassingen worden gemaakt in het Excelbestand. Om dit te doen, zijn er eigenlijk 2 stappen nodig. Ten eerste dient u aan te geven welk (cel)bereik u wilt verzenden. De tweede stap betreft het daadwerkelijk omzetten naar PDF formaat (met behulp van ‘Afdrukken’!!).
Afdrukbereik bepalen
In dit voorbeeld bestaat uw Excel bestand uit de volgende tabel, waarin alleen cel A1 tot en met B13 is gevuld:
Wanneer u dit document wilt afdrukken, maakt Excel automatisch een indeling voor u. Soms is die niet zoals u had verwacht:
In dit geval smeert Excel uw tabel over 4 pagina’s uit. Niet zo fraai dus. Gelukkig is er een andere manier dan met gekruiste vingers afwachten wat Excel voor u in petto heeft. Hiervoor selecteert u eerst het gebied dat u wilt verzenden / printen (= cel A1 tot en met B13); daarna gaat u naar “Pagina-indeling” en dan “Afdrukbereik”. Hier klikt u op “Afdrukbereik bepalen”:
Via “Pagina-indeling” en “Afdrukstand” kiest u voor “stand” of “liggend” afdrukken.
Daarna selecteert u het tabblad “Beeld. Als u daarin klikt op “Pagina-eindevoorbeeld” ziet u hoe uw sheet zal worden uitgeprint:
U kunt nu eventueel met de muis de lijnen verschuiven en de pagina’s zo indelen als u wilt. Wanneer u dit document wilt afdrukken, is het resultaat als volgt:
Alles netjes op 1 pagina! Stap 1 is compleet.
Excel bestand vervolgens omzetten naar PDF
In dit voorbeeld bestaat het Excel document uit 2 tabbladen (voor beide tabbladen is het afdrukbereik reeds bepaald):
Wanneer u het bestand wilt omzetten naar PDF gaat u als volgt te werk:
1) Ga in het lint naar ‘Bestand’
2) Kies links voor ‘Exporteren’ en vervolgens voor ‘PDF of XPS maken’:
Het volgende venster wordt geopend:
Wanneer u alleen het actieve tabblad (=2020) als PDF wilt opslaan, kiest u rechtsonder gelijk voor “Publiceren”. Het is ook mogelijk om het hele bestand, dus beide tabbladen, in één PDF bestand om te zetten. Om dit te doen, kiest u in bovenstaande venster voor “Opties”. Het volgende venster wordt dan geopend:
Vink daar de optie “Gehele werkmap” aan. U krijgt nu het totale Excel bestand in PDF en kunt u het met een gerust hart rondsturen:
Het omzetten van een Excel bestand naar een pdf bestand is met een handomdraai te doen. Zorg er dan wel voor dat u eerst het afdrukbereik bepaalt. Wil je meer kennis opdoen over Excel? Schrijf je dan hieronder in en ontvang hoge korting op je eerste cursus of probeer het eerst gratis.
