Wil je een dropdown menu maken in Excel, maar heb je geen idee hoe je dat moet doen? Geen probleem! In deze blog leggen wij je namelijk precies uit hoe het werkt.
Wat is een dropdown menu in Excel?
Een dropdown menu is eigenlijk een lijst met mogelijkheden die u in een bepaalde cel kunt invoeren. Dit is handig als u iemand anders wilt laten kiezen uit vooraf bepaalde waarden, zodat er geen onjuiste cel invoer plaatsvindt. Het onderstaande voorbeeld zal het snel duidelijker maken.
Voorbeeld 1: Beperkt aantal waarden
Stel u heeft het volgende klantformulier op een tabblad (genaamd “invoer”) welke u door uw klanten wilt laten invullen:
We beginnen met de waarden voor cel C4. De gewenste opties zijn in dit geval “Man” of “Vrouw”. Om dit in een dropdown menu te zetten, selecteert u eerst de betreffende cel: C4. Vervolgens gaat u in het lint naar tabblad “Gegevens”, groep “Hulpmiddelen voor gegevens” en vervolgens klikt u op “Gegevensvalidatie”:
Het venster “Gegevensvalidatie” wordt dan zichtbaar. Kies bij ‘Toestaan’ voor ‘Lijst’. Bij ‘Bron’ zet u de gewenste opties gescheiden door een ; zoals hieronder:
Wanneer u op “OK” klikt, zal cel C4 er als volgt uitzien:
De cel heeft een zogenaamd keuzedriehoekje gekregen. Wanneer u hierop klikt, is het resultaat als volgt:
U kunt nu de cel vullen met de vooraf gedefinieerde waarden!
Voorbeeld 2 Veelvoud aan waarden
In het bovenstaande voorbeeld wilt u dat uw klanten de keuze hadden tussen slechts 2 waarden (Man of Vrouw). Dit was eenvoudig in te voeren onder ‘Bron’ in het venster “Gegevensvalidatie”. Maar wat te doen als er veel meer opties zijn? Bijvoorbeeld wanneer u een leeftijd wilt invoeren. Natuurlijk kunt u in het veld ‘Bron’ het volgende invoeren:
0;1;2;3;4;5;6;7;8;9;10;11;12;13 etc.
Dit is echter een tijdrovend en foutief gevoelig karweitje. Gelukkig heeft Excel hiervoor een oplossing. De eerste stap is dat u de te kiezen waarden ergens neerzet in het bestand, bijvoorbeeld op een apart tabblad genaamd “Leeftijd” (op tab “Invoer” staat het klantformulier):
In cellen A1 tot en met A100 staan de te kiezen waarden: 0 tot en met 99.
Om deze waarden in een dropdown menu te zetten, selecteert u eerst cel C6 (tab “invoer”). Vervolgens gaat u weer in het lint naar tabblad “Gegevens”, groep “Hulpmiddelen voor gegevens” en dan wederom naar “Gegevensvalidatie”. Het venster “Gegevensvalidatie” vult u dit keer als volgt:
Te zien is dat bij ‘Bron’ het volgende staat:
=Leeftijd!$A$1:$A$100
Oftewel tabblad “Leeftijd”, cel A1 tot en met A100. Cel C6 zal er nu zo uitzien:
U kunt dus kiezen tussen de waarden 0 tot en met 99! Let op: als u tabblad “Leeftijd” verwijdert of aanpast, zal dat gevolgen hebben voor het dropdown menu.
Voorbeeld 3 Dropdown menu met instructies
Wanneer u een waarde invult in cel C6 die niet in de lijst staat, bijvoorbeeld 250, krijgt u de volgende foutmelding:
U wilt uw klanten echter van alle gemakken voorzien. Het zou mooi zijn als u ze kan helpen bij de invoer. Gelukkig kan ook dit in Excel.
In het venster “Gegevensvalidatie” staat namelijk ook een tabblad ‘Invoerbericht’. Vul deze als volgt:
Tabblad “Invoer” ziet er nu als volgt uit:
Ook de foutmelding kunt u bewerken. In het venster “Gegevensvalidatie” staat namelijk ook een tabblad ‘Foutmelding’. Vul deze als volgt:
Wanneer men nu 250 invoert in cel C6 verschijnt de volgende foutmelding
Op deze manier maakt u het uw klanten wel heel erg makkelijk om het formulier goed in te vullen.
Conclusie
Wanneer u andere personen uw formulier wilt laten invullen, kunt u ze helpen door een dropdown menu te maken, voorzien van instructies. Belangrijk is wel dat een gebruikte lijst, zoals tabblad ‘Leeftijd’, niet per ongeluk wordt verwijderd. Om dit te voorkomen kunt u dit tabblad verbergen of beveiligen. Wil je meer kennis opdoen over Excel? Schrijf je dan hieronder in en ontvang hoge korting op je eerste cursus of probeer het eerst gratis.
