Werk je vaak met Excel-bestanden waarin adresgegevens van klanten of relaties staan? Dan ken je vast het probleem: dubbele adressen.
Misschien zijn ze ontstaan doordat een klant twee keer is ingevoerd, of doordat adressen licht verschillend gespeld zijn (bijvoorbeeld Stationsstraat 5 en Stationsstr. 5). Deze dubbele data zorgen voor fouten in mailings, rapportages en analyses.
Traditioneel los je dit in Excel op met functies als VERGELIJKEN, ALS, VERWIJDER.DUBBELEN of via ‘duplicaten verwijderen’. Maar:
- Bij grote bestanden werkt dat omslachtig.
- Kleine verschillen (spelfouten, spaties, hoofdletters) worden vaak niet herkend.
- Je moet veel handmatig controleren.
En daar komt AI om de hoek kijken. Met de juiste ChatGPT of Copilot prompt laat je AI de dubbele adressen voor je opsporen – snel, nauwkeurig en flexibel.
📝Het probleem uitgelegd
In ons voorbeeldbestand hebben we een lijst met adressen:
Je kunt dit document downloaden van onze website door op onderstaande link te klikken (en sla dit bestand op op je bureaublad):
Adressen.xlsx
In bovenstaande lijst is te zien dat sommige adressen komen exact dubbel voor, andere lijken sterk op elkaar (bijvoorbeeld “Hoofdstraat 10” en “Hoofdstr 10”). Excel kan wel iets met “Verwijder duplicaten”, maar dat werkt alleen bij exacte overeenkomsten.
🧩 De ChatGPT prompt
Gebruik deze prompt in ChatGPT of Copilot:
De bijlage bevat een Excelbestand met klantadressen in kolom A. Controleer het bestand op dubbele adressen, inclusief varianten waarbij alleen hoofdletters of spaties verschillen, of afkortingen zijn gebruikt. Geef als resultaat een nieuwe tabel waarin de dubbele adressen verwijderd zijn en alleen unieke adressen overblijven.
💡 Waarom werkt dit beter dan een formule in Excel?
- ChatGPT herkent ook varianten van adressen
- Je hoeft geen ingewikkelde formules te gebruiken.
- Werkt handig bij grote datasets zoals CRM-lijsten of verzendlijsten.
📊 Het resultaat
De Prompt is ingevoerd in ChatGPT, maar met Copilot kan dit ook:
Wanneer je vraagt om een apart Excel bestand vraagt, en deze opent, is het resultaat als volgt:
Te zien is dat:
- Alle dubbele adressen verwijderd zijn.
- Je nu een schone lijst hebt met unieke adressen.
Dit bespaart veel tijd en voorkomt fouten in vervolgprocessen zoals mailings of analyses.
Raak niet in paniek wanneer het resultaat niet 100% naar wens is. Het is een kwestie van de prompt aanpassen en het opnieuw proberen.
✅ Tips voor optimaal gebruik
Hieronder nog enkele tips die van meerwaarde kunnen zijn:
- Dubbele adressen markeren i.p.v. verwijderen
Voeg toe aan je prompt:
“Maak een extra kolom die aangeeft of een adres dubbel voorkomt.”
- Fuzzy matching voor bijna-dubbels
Voeg toe:
“Herken ook adressen die op elkaar lijken, zoals ‘Hoofdstraat 10’ en ‘Hoofdstraat 10a’.”
- Dubbele klanten combineren
Vraag:
“Combineer de gegevens van klanten met hetzelfde adres in één regel.”
🧠 Conclusie
Met een simpele ChatGPT (of Copilot) prompt voor Excel kun je eenvoudig dubbele adressen opsporen en verwijderen. Waar je normaal veel tijd kwijt bent aan filters en controles, doet AI dit in enkele seconden – én met meer nauwkeurigheid.
🎯 Wil je meer?
Wil jij alles leren over het combineren van Excel & AI? Bekijk dan onze nieuwste cursussen:
- Excel ChatGPT – leer hoe je prompts schrijft en AI inzet in jouw Excel-werk
- Excel Copilot – ontdek de AI-functies binnen Microsoft 365
Geschreven door
Thomas Duin
Eigenaar
Gespecialiseerd in diverse applicaties & software
