ChatGPT & Copilot Prompt Excel: Tekst splitsen uit één cel

Werk je vaak met Excel-bestanden die je van klanten, collega’s of externe partijen ontvangt? Dan herken je vast het probleem: de volledige naam van een persoon staat in één cel. Dat ziet er netjes uit, maar in de praktijk is het vaak lastig.

Misschien wil je een gepersonaliseerde mailing versturen (“Beste Jan”), of een rapportage maken waarbij je de achternaam nodig hebt voor sortering. Of je hebt simpelweg aparte velden nodig voor een CRM-systeem.

Traditioneel los je dit in Excel op met functies als TEKST.SPLITSEN, LINKS, RECHTS of een combinatie van SPLITSEN OP SPATIE. Maar:

• Dat werkt vaak niet goed bij tussenvoegsels zoals “van den” of “de”.
• Bovendien kost het tijd om de juiste formule te bouwen.

En daar komt AI om de hoek kijken. Met de juiste ChatGPT of Copilot prompt laat je AI het werk voor je doen – snel, nauwkeurig en flexibel.

📝Het probleem uitgelegd

In ons voorbeeldbestand hebben we een lijst met namen:

Je kunt dit document downloaden van onze website door op onderstaande link te klikken (en sla dit bestand op op je bureaublad):

Namen.xlsx

Alle namen staan in één kolom. Excel kan hier wel iets mee, met behulp van het het combineren van verschillende formules, maar zodra je te maken krijgt met meerdere spaties, dubbele achternamen of tussenvoegsels, wordt het al snel complex.

🧩 De ChatGPT prompt

Hier is de prompt die je in ChatGPTof Copilot kunt gebruiken om dit probleem in één keer op te lossen:

De bijlage bevat een Excelbestand met in kolom A de namen van klanten. Splits de namen in kolom A van dit Excelbestand in twee kolommen: voornaam en achternaam. Houd rekening met tussenvoegsels (zoals ‘de’, ‘van’, ‘van den’).

Geef de output terug in een nieuw Excelbestand, waarbij kolom A de achternaam bevat en kolom B de voornaam.

💡 Waarom werkt dit beter dan een formule in Excel?

• ChatGPT begrijpt natuurlijke taal en weet dat “van den Berg” één achternaam is.
• Je hoeft geen ingewikkelde Excel-functies uit je hoofd te kennen.
• Het werkt op allerlei soorten bestanden (HR, CRM, marketinglijsten).

📊 Het resultaat

De Prompt is ingevoerd in ChatGPT, maar met Copilot kan dit ook:

Wanneer je het bestand “Namen_split.xlsx” downloadt en opent, is het resultaat als volgt:

Binnen enkele seconden heb je nu een bruikbare dataset zonder ingewikkelde Excelformules te gebruiken.

Raak niet in paniek wanneer het resultaat niet 100% naar wens is, bijvoorbeeld doordat er geen goeie split heeft plaatsgevonden bij een bepaalde ingewikkelde (niet veel voorkomende) naam. Het is een kwestie van de prompt aanpassen en het opnieuw proberen.

 

✅ Tips voor optimaal gebruik

Hieronder nog enkele tips die van meerwaarde kunnen zijn:

• Tussenvoegsels apart opslaan
  Voeg aan je prompt toe:
  “Splits de naam in drie kolommen: voornaam, tussenvoegsel en achternaam.”

 

• E-mailadressen genereren
  Zodra je de namen hebt opgesplitst, kun je ChatGPT ook vragen:
  “Genereer zakelijke e-mailadressen in de vorm achternaam@bedrijf.nl.”

 

• Controle op dubbele namen
  Combineer deze aanpak met een prompt die controleert op duplicaten, handig bij CRM-import.

 

• Meertalige datasets
  Ook namen met buitenlandse structuren (El Amrani, Da Silva, O’Connor) worden vaak beter herkend door ChatGPT dan door standaard Excel-functies.

 

🧠 Conclusie

Met een simpele ChatGPT prompt voor Excel kun je moeiteloos voor- en achternamen splitsen. Waar je normaal misschien minutenlang puzzelt met functies en formules, doet AI dit in enkele seconden – én met meer flexibiliteit.

🎯 Wil je meer?

Wil jij alles leren over het combineren van Excel & AI? Bekijk dan onze nieuwste cursussen:

• Excel ChatGPT – leer hoe je prompts schrijft en AI inzet in jouw Excel-werk
• Excel Copilot – ontdek de AI-functies binnen Microsoft 365